1. Bisogna aver sempre presente l’obbiettivo finale

Prima di tutto devi aver ben chiaro in mente il motivo per cui stiamo organizzando questa riunione di lavoro, qual’è il fine?

obbiettivo

Tutto ruota intorno all’obiettivo che ci si pone, perché in base a questo si sceglierà il numero degli invitati, il posto e le attività da svolgere.

Quindi è impensabile organizzare un meeting senza saperne lo scopo, i più frequenti sono sicuramente questi:

  • Lavoro di gruppo
  • Lancio di un nuovo prodotto
  • Accordi commerciali
  • Presentazione di nuovi articoli ai propri dipendenti
  • Conferenza stampa

Ma gli obiettivi finali possono essere tantissimi e cambiare da azienda ad azienda. Ora che è tutto un pò più chiaro possiamo passare al secondo punto.

2. Quando organizzarlo e chi invitare?

Anche questo è molto soggettivo ma dipende principalmente dal tipo di meeting che stai organizzando, solitamente andrebbe organizzato in orario lavorativo se è legato ad esso. Ma se invece si tratta di un incontro informale, per “festeggiare” i successi dell’azienda ad esempio, lo si può organizzare anche di sera, magari accompagnandolo con una cena o un aperitivo.

In entrambi i casi devi trasmettere sicurezza e ordine ai tuoi ospiti, quindi è sicuramente meglio affidarsi a dei professionisti per organizza un meeting curato in ogni dettaglio. Ai tuoi ospiti non deve sembrare di perdere tempo e invitare solo chi è davvero necessario può aiutarti per la buona riuscita dell’evento. La calca di persone, soprattutto dopo gli ultimi eventi, non è ben vista da nessuno e i tuoi ospiti si sentiranno uno tra tanti, questo discorso naturalmente non vale se il tuo scopo è raggiungere quante più persone possibili.

Noi della Skyline Group grazie alla nostra esperienza e competenza coccoleremo i tuoi ospiti facendoli sentire indispensabili e ispirati.

Altro consiglio è quello per l’invito, è sconsigliato un cartaceo ma è comunque indispensabile ricordare il giorno e la data quindi consigliamo un’email, un messaggio o se si vuole essere più personali una chiamata.

Indispensabile è anche esplicitare la durata prevista dell’evento per permettere a chiunque di organizzarsi con i propri impegni ed evitare fughe durante il meeting.

 

3. Dove organizzare il tuo meeting aziendale?

Come prima cosa devi trovare una location che riesca ad accogliere tutti i partecipanti e permettergli di stare comodamente seduti.

Quindi se al meeting parteciperanno poche persone opta per una sala con un unico tavolo intorno al quale tutti si possano sedere e guardarsi negli occhi.

Invece, se ci sarà una grande affluenza è importante che tutti ascoltino quello che hai da dire, quindi scegli una sala che abbia un palco e una platea che permetta a tutti una buona prospettiva di ciò che succede.

Altro dettaglio da non trascurare è la questione parcheggio e ancor prima quella del raggiungimento della location. Permetti a tutti i partecipanti di arrivare senza problemi nella sala, quindi informati anche su tutti questi aspetti organizzativi prima di scegliere il luogo dell’evento.  In caso sia complicato raggiungerlo prenota delle navette e fornisci gli orari a tutti i partecipanti.

Se però sceglierai un servizio di organizzazione come quello Skyline Group il tuo compito sarà già finito da un pezzo e loro gestiranno il tutto nel miglior modo possibile.

4. Cosa fare durante la riunione?

Finalmente è arrivato il momento clou del meeting, ma cosa fare per gestirlo al meglio? Anche in questo caso se ti affidi ad un organizzatore dovrai solo goderti il tutto, altrimenti…

E’ importante conoscere l’ordine delle attività e comunicarlo con largo anticipo ai partecipanti in modo che arrivino preparati all’incontro e, se necessario, con delle idee valide per arrivare alla soluzione del problema.

Controlla che la sala disponga di tutto ciò che vi può servire e cerca di rispettare i tempi, se hai dato un orario di uscita devi cercare di fare in modo che sia quello. Prevedi anche delle pause per sgombrare un attimo la mente e permettere ai partecipanti di rigenerarsi. Non sottovalutare questo aspetto, soprattutto se la riunione ha il fine di raggiungere delle soluzioni!

Nomina un moderatore che aiuti a rispettare i tempi ed eviti che ci si divulghi su questioni non inerenti, e che plachi gli animi in caso di discussioni al fine di raggiungere l’obiettivo finale.

 

5. Cosa fare dopo il meeting?

Pensavi che tutto fosse finito? Assolutamente no!

In primis ricorda di essere l’ultimo a lasciare la sala, salutando e aspettando tutti prima di uscire, invia un messaggio o un’email di ringraziamento a tutti per aver partecipato.

Il meeting può considerarsi di successo se sei riuscito a portare a termine il motivo di tutto ciò, potresti anche richiedere un feedback ai partecipanti se questo può aiutarti, e dovrai fare una relazione per redigere tutto quello che è successo.


Siamo arrivati alla conclusione di questo articolo, speriamo di averti chiarito un pò le idee su come organizzare un meeting di successo e a chi affidarti, se hai dubbi non esitare a scriverli nei commenti. Hai deciso di affidarti a noi per l’organizzazione del tuo meeting? Compila il seguente modulo e seguici sulla nostra pagina facebook per tutte le novità.